Política de privacidad y tratamiento de datos

Esta política explica el tratamiento de datos al visitar botzi.co, contratar y utilizar Botzi, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas aplicables.

1. Responsable y contacto

El área de protección de datos recibe consultas, reclamos y solicitudes de supresión. También puedes usar el WhatsApp de contacto para radicar y remitir una solicitud al área correspondiente.

2. Nuestro papel y el del negocio

Syntria S.A.S. es responsable de los datos de administradores, usuarios de equipo, visitantes y contactos comerciales que trata para gestionar Botzi, la contratación, seguridad y atención de solicitudes.

Para los clientes, pacientes o contactos que un negocio gestione en Botzi, ese negocio determina las finalidades y actúa como responsable. Botzi actúa como encargado por su cuenta, bajo sus instrucciones y para las actividades necesarias del servicio. Cada parte conserva sus obligaciones legales. Esa relación no reduce los derechos de las personas.

3. Datos que se tratan

• Cuenta y negocio: nombre, correo, teléfono, roles, credenciales de autenticación, configuración y datos de contratación.
• Operación: contactos, conversaciones, archivos, imágenes y audios enviados, agenda, pedidos, ventas y registros de los módulos habilitados.
• Pagos: importe, estado, referencia, token o identificador del medio de pago y datos parciales para reconocerlo. El formulario actual tokeniza la tarjeta mediante Wompi y no envía su número completo ni código de seguridad al backend de Botzi.
• Datos técnicos y de uso: IP cuando resulte necesaria, navegador, sesiones, incidencias, actividad de cuenta, uso de módulos y consumo.
• Integraciones autorizadas: identificadores, permisos, credenciales de acceso y datos necesarios del servicio conectado. Si se habilitan Instagram o Facebook, puede comprender perfiles, páginas, identificadores y mensajes, publicaciones y comentarios, respuestas de formularios de clientes potenciales, productos del catálogo y campañas y estadísticas publicitarias, según los permisos concedidos. Esta descripción no implica disponibilidad actual de esa integración.

4. Finalidades y autorización

Tratamos los datos necesarios para autenticar usuarios, prestar y administrar el servicio, ejecutar funciones configuradas por el negocio, procesar pagos, atender soporte y reclamaciones, prevenir fraude y accesos indebidos, gestionar incidentes y cumplir obligaciones legales. Las métricas de uso ayudan a mantener y mejorar el funcionamiento.

Se requiere autorización previa, expresa e informada cuando la ley la exija, o una excepción legal aplicable. Debe poder acreditarse y consultarse. La autorización para publicidad y otras finalidades opcionales no se presume por contratar. Aceptar privacidad no autoriza un débito recurrente; ese acuerdo se describe en Autorización de cobros.

El negocio debe informar las finalidades de los datos de sus clientes y acreditar autorización o fundamento aplicable. Botzi coordinará las solicitudes con él; no se exige al titular conocer nuestra relación interna para radicar una petición.

5. Proveedores e IA

OpenAI procesa el contexto necesario para generar respuestas, analizar contenidos autorizados y crear representaciones de documentos del asistente. Supabase proporciona autenticación y almacenamiento; Wompi procesa pagos; Meta proporciona WhatsApp y otros canales cuando estén habilitados. Cloudflare Turnstile previene abuso de formularios y puede tratar información técnica, incluidos datos de conexión.

Las integraciones que conectas tratan la información necesaria para la función conectada. No se comparte por defecto toda tu base con cada integración. Puedes retirar permisos desde el proveedor y pedir asistencia para desconectarla.

Los proveedores pueden operar fuera de Colombia. Las transmisiones a encargados y transferencias a otros responsables se gestionan según sus papeles efectivos, contratos y requisitos legales. No vendemos ni alquilamos datos ni utilizamos los datos de tus clientes para entrenar modelos ofrecidos a otros clientes. Puede suministrarse información a autoridades por una obligación o requerimiento legal válido.

Consulta el anexo de privacidad de Turnstile para el servicio de verificación.

6. Datos sensibles y menores

Los datos de salud y otros datos sensibles tienen condiciones especiales. El negocio que habilite esos módulos debe informar su carácter, finalidad y entrega facultativa, obtener autorización explícita cuando corresponda y limitar accesos. Botzi los trata por cuenta del negocio para funciones autorizadas; no los utiliza para publicidad.

Firmar un consentimiento clínico no autoriza todos los usos de los datos. No solicites información sensible innecesaria ni la envíes al asistente para obtener diagnóstico o asesoramiento profesional.

Las cuentas administradoras están destinadas a adultos. Los registros de un negocio pueden contener datos de menores; no los tratamos como publicidad dirigida a menores. El responsable debe verificar procedencia del tratamiento, representación y autorizaciones requeridas, respetando el interés superior y los derechos de niñas, niños y adolescentes.

7. Cookies y medición

Usamos sesión y almacenamiento del navegador necesarios para autenticación, seguridad y preferencias. Hay herramientas de medición y publicidad, incluidos Meta Pixel y Google Tag Manager, que pueden recibir identificadores de navegador, visitas y eventos de registro, prueba o compra. No se consideran anónimos por defecto.

La medición publicitaria tiene una finalidad distinta de prestar el servicio. Puedes pedir información y ejercer revocación o supresión por nuestros canales. El navegador permite restringir cookies y almacenamiento, lo cual puede afectar sesiones. Las preferencias o autorizaciones aplicables al tratamiento opcional deben respetarse antes de ese tratamiento; no se infieren por navegar o registrarse.

8. Seguridad e incidentes

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas, incluidos autenticación, permisos y comunicaciones cifradas en tránsito. Ningún sistema es inmune a incidentes. Debes mantener tus credenciales protegidas y reportar accesos o usos no autorizados.

Ante un incidente que afecte datos personales, adoptaremos contención, evaluación y comunicaciones a quienes correspondan según nuestras obligaciones. Informaremos sin dilación injustificada con los detalles disponibles, preservando la investigación y seguridad.

9. Conservación y eliminación

Los datos de operación se conservan mientras sean necesarios para las finalidades autorizadas o para obligaciones y reclamaciones. Cancelar renovación, vencer la prueba o desconectar un canal no elimina automáticamente la cuenta.

Puedes solicitar copia, exportación o supresión. Antes de borrar se identifica el alcance, verifica legitimación y revisan obligaciones de conservación. Los datos operativos y respaldos pueden seguir procesos distintos; se informarán categorías, plazos aplicables y excepciones justificadas. Las copias de proveedores están sujetas también a sus obligaciones y controles.

Los libros y papeles de comercio sujetos a la regla general se conservan diez años desde el último asiento, documento o comprobante, salvo norma especial. Otros registros tienen plazos propios; no se conservan todos los chats automáticamente por diez años. El negocio debe determinar y preservar o exportar los registros sujetos a obligaciones sectoriales, incluidos documentos clínicos.

La supresión o revocación puede estar limitada por deberes de conservación. Se explicará el fundamento, limitará el uso y restringirá el acceso. Eliminar una cuenta no debe dejar cargos recurrentes activos por desconocer un pago en proceso.

Facebook y Messenger

El dueño conecta los recursos y elige las funciones autorizadas. Cuando activa el asistente de Messenger, el contenido de la conversación y la información configurada del negocio se procesan con IA para responder. Los identificadores de Messenger no se consideran teléfonos y los adjuntos se muestran al equipo sin analizarlos automáticamente en este canal.

Desconectar Facebook desactiva sus funciones y elimina las credenciales de esa conexión. También puedes solicitar la eliminación desde Facebook o escribir a privacidad@botzi.co. La solicitud firmada desactiva el acceso y elimina los mensajes, formularios, operaciones y demás datos guardados de esa conexión. Los contactos creados por la importación de formularios pierden el nombre, teléfono y correo copiados de Facebook; se conserva el identificador interno para no borrar en cadena registros independientes del negocio. Los contactos que ya existían antes de vincular un formulario no se sobrescriben durante la importación.

El enlace de confirmación informa el estado de la eliminación. Los registros independientes de ventas, citas u obligaciones de conservación y las copias de respaldo se atienden por el procedimiento general de esta política; la eliminación de una conexión no equivale a borrar toda la cuenta del negocio.

10. Derechos y procedimiento

Puedes conocer, actualizar y rectificar datos; pedir prueba de autorización e información de uso; solicitar supresión o revocar cuando proceda; acceder gratuitamente en los supuestos legales y presentar quejas ante la SIC después de agotar el trámite aplicable.

Escribe a privacidad@botzi.co o al WhatsApp de contacto con nombre, medio de respuesta, relación con los datos y petición. Si representas a otra persona, acredita esa facultad. Solo pediremos lo suficiente para verificar identidad y legitimación; no envíes contraseñas ni datos sensibles innecesarios.

• Consultas: máximo diez días hábiles desde su recepción; una ampliación motivada se comunica y no supera cinco días hábiles adicionales.
• Reclamos: máximo quince días hábiles desde el día siguiente a su recepción; una ampliación motivada no supera ocho días hábiles adicionales.
• Reclamo incompleto: se pide subsanación dentro de cinco días. Dos meses sin completarlo pueden dar lugar a desistimiento. Si no somos competentes, remitimos dentro de dos días hábiles e informamos al solicitante.

La solicitud debe tener seguimiento y constancia de atención. Para datos de un negocio, coordinaremos con su responsable respetando plazos y derechos. Puedes consultar a la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Vigencia

La fecha y versión aparecen en el encabezado. Las bases se mantienen durante las finalidades y plazos descritos. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarse y se obtendrá nueva autorización cuando sea necesaria. Publicar o continuar usando no sustituye esa autorización.